BAB 4 Microsoft Word 2010

4.1  Pendahuluan

Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Word pertama diterbitkan pada tahun 1983 dengan nama MULTI-TOOL-WORD untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai jenis sistem operasi, misalnya DOS(1983), Apple Macintosh(1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows(1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

4.2  Mengaktifkan program MS Word

Pertama-tama program MS Office 2010 sudah dipastikan terinstall dengan baik kedalam PC/Laptop. Kemudian dari Menu Start Windows 7 klik - All Program - Microsoft Office - MS Word 2010. Maka Windows akan menjalan/Run program tsb.

4.3  Mengenal Microsoft Word 2010

Microsoft Word dirancang khusus untuk menjalankan program word processing atau yang berhubungan dengan pembuatan surat menyurat atau dokumen.Word memiliki konsep "What You See Is What You Get" atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus (Mouse) yang pada saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket word with mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti wordstar dan wordperfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai performatan cetak tebal, miring dan sebagainya.

4.4  Mengoperasikan Dokumen

4.4.1    Menyimpan Dokumen : File - Save atau CTRL+S.

4.4.2    Membuka Dokumen : File - Open atau CTRL+O.

4.4.3    Menyimpan Dokumen dengan Nama yang lain : File - Save As.

4.4.4   Mengakhiri Word : Klik icon X yang berada diatas kanan, Klik File - Exit, atau Alt+F4.

4.5  Memformat Dokumen

4.5.1   Mengatur ukuran dokumen agar rapi

Untuk mengatasi permasalahan dalam ukuran margin pada dokumen yang ingin di cetak maka harus menggunakan fitus PAGE SETUP dengan fitur ini dokumen akan terlihat rapi setelah dicetak.

Caranya adalah :

a. Sebelum mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan MS WORD 2010 ada baiknya mengatur jenis/ukuran kertas terlebih dahulu. Klik Tab Page Layout - Size maka akan muncul bermacam-macam jenis ukuran kertas. Pilih sesuai dengan keinginan.

Apabila tidak ada yang sesuai dengan kebutuhan maka klik More Paper Sizes.

4.5.2    Mengatur Margin (Atas, Bawah, Kiri, Kanan)

Margin adalah jarak antara tepi daerah pengetikan dengan tepi halaman kertas. Untuk melakukan pengaturan margin, berikut langkah-langkahnya :

a. Klik Tab Page Layout klik kotak kecil (gambaar panah ke kanan bawah). Muncul jendela page layout.

b. Pilih Tab Margin dan kemudian ubah margin-margin yang ada dengan ukuran yang disesuaikan dengan pekerjaan.

Top : Margin atas

Left : Margin kiri

Bottom : Margin bawah

Right : Margin kanan

c. Orientation adalah bentuk kertas, Potrait (bentuk kertas tegak), Landscape (bentuk kertas miring).

4.5.3    Menentukan Jenis dan Ukuran huruf yang akan digunakan

a. Klik Tab Home kemudian pilih Group Font.

b. Klik panah bawah yang berada pada jenis font dan ukuran kemudian pilih sesuai dengan kebutuhan.

c. Untuk merubah bentuk-bentuk tampilan teks lainnya klik kotak kecil kanan bawah atau CTRL+D.

d. Pilih pengaturan teks sesuai yang diinginkan.

e. Pada menu Tab Advanced, menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan jarak antar spasi.

f. Fitur-fitur yang terdapat pada menu advanced adalah :

·                     Scale untuk menentukan skala yang akan dipakai pada saat mengatur jarak antar karakter.

·                     Spacing pilih Expanded untuk merenggangkan jarak antar karakter atauCondensed untuk merapakkan jarak antar karakter. Pada kotak isian By, masukkan jarak yang diinginkan.

·                     Position, pilih Raised untuk meletakkan karakter pada posisi agak keatas dari normal atau Lowered untuk meletakkan karakter pada posisi agak rendah dan normal. Masukkan jarak yang kita inginkan pada kotak isian By.

g. Pada Preview akan terlihat hasil karakter/huruf setelah diformat.

h. Klik OK jika sudah selesai. 

4.5.4    Mengatur Paragraf

a. Klik Tab Home, semua tombol pengaturan paragraph terdapat pada group paragraph. Apbila ingin melakukan pengaturan lebih lanjut, dapat mengklik tanda panah (panah ke kanan bawah) pada group Paragraph untuk memunculkan kotak dialog Paragraph.

b. Atur sesuai dengan yang diinginkan.

4.5.5    Mencopy, Menghapus dan Memindahkan Teks

a. Mencopy Teks

Untuk mencopy teks dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.                  Tandai teks yang akan dicopy

2.                  Tekan CTRL+C

3.                  bawa Insertion Point ke arah tujuan

4.                  Tekan CTRL+V

b. Menghapus Teks

Menghapus teks dapat dilakukan sebagai berikut :

1.                  Pilih teks yang akan dihapus

2.                  Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear, Contents Del atau tekan tombol Delete

4.5.6    Memindahkan teks

1.                  Tandai terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan

2.                  Tekan CTRL+X

3.                  Bawa Insertion Point kedaerah tujuan

4.                  Tekan CTRL+V

4.6  Membuat Tabel pada dokumen

a. Klik tab Insert kemudian Tabel pada group Tables. Klik kotak sesuai tabel yang diinginkan. Atau Insert Tabel.

b. Isi kotak-kotak isian yang tersedia sesuai yang diinginkan pada kotak dialog Insert Table.
Menambah kolom dan baris pada tabel

a. Tempatkan kursor didalam tabel pada posisi yang akan ditambah.

b. Pilih salah satu dari pilihan yang ada. 

4.7  Menggunakan MailMerge

Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar “Mailings” pada Microsoft Word. Dimana dapat kita manfaatkan untuk membuat database dokumen. Misalkan kita membuat undangan untuk 100 orang. Bukan berarti kita harus menulis surat sejumlah 100 buah untuk 100 undangan. Kita cukup membuat satu buah surat, dan untuk mengisikan nama dan alamat yang berbeda untuk tiap para undangan.

Mungkin penjelasan ini kurang dapat di pahami. Lebih mudahnya, mari kita bersama belajar membuat mail merge.

Langkah 1

Ketikan Surat, sebagai contoh singkat seperti di bawah :

 --------------------------------------------------------------------------------------------

Kepada :

Alamat :

Di harapkan kehadiran pada :

Pukul  : 08.00 WIB

Di Gedung Olahraga

Atas perhatinnya, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami

Panitia

---------------------------------------------------------------------------------------------

Langkah 2(membuat mail merge)

·         Klik menu bar Mailling

·         Klik Start Mail Merge

·         Pilih Letters

·         Kemudian kita Klik Select Recipients

·         Pilih Type New List

·         Kemudian kita klik tombol “Customize Columns…”, karena kita hanya membutuhkan 2 field, yaitu Nama dan Alamat

Setelah kita klik tombol “Customize Columns…”.

      Menghapus semua field yang ada, dengan cara klik tombol “Delete.

Bias lihat bahwa field “Title” telah hilang, dan lakukan hal tersebut hingga field kosong.

      Kemudian untuk mengisikan field “Nama” dan “Alamat”, kita klik tombol “Add”.

Dan seterusnya hingga field “Alamat”, dan klik OK

Maka akan muncul dialog.

Di dialog ini, kita akan mengisikan data atau nama dan alamt orang yang akan kita undang, pilih “New      Entry” (sebanyak kebutuhan kita), lalu klik OK

   Kemudian harus simpan data yang sudah kita inputkan, untuk nama sesuai dengan keinginan.

Setelah selesai membuat data, maka menginjak langkah selanjutnya.

Langkah 3

      Menjalankan mai merge kita.

Posisikan kursor di isian Kepada, dan kita klik tombol “Insert Merge Field”, pilih “Nama”, dan pilih “Alamat” untuk isian alamat.

      Kemudian untuk menampilkan data, kita Klik tombol “Preview Result.

      Maksud angka satu adalah, merupakan data ke-1, dan untuk melihat berikutnya, klik tombok Next.

Dan undangan siap di print tanpa harus merubah atau mengulangi penulisan surat.