BAB 7 Microsoft Access 2007

7.1  Pendahuluan

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base Connectivity). ODBC adalah sebuah standarisasi untuk konektifitas antar mesin basis data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface) yang dapat menjalankan dan mengkoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem manajemen basis data (SDMBD). Para pengguna programer yang mahir dapat menggunakan untuk mengembangkan perangkat lunak apliaksi yang komplek.

7.2  Pengenalan Database

·                     Tabel –>  merupakan bagian dalam Ms. Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori.

·                     Query –> merupakan bagian dari Ms. Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field – field tertentu dari bebrapa tabel.

·                     Form –> merupakan bagian dari Ms. Access yang digunakan dalam proses menginput data ke tabel/ database.

·                     Report –> merupakan bagian dalam Ms. Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database  dan dapat di print out.

7.3  Menjalankan MS Access 2007

1) Start > All porgram > Microsoft Office > Microsoft Access 2007

2) Muncul jendela tampilan program Microsoft Access 2007

Membuat Table

Pada saat ingin melakukan sesuatu seperti membuat Access Data Project mungkin pertama kali akan merasa bingung bagaimana cara memulainya. Karena tiap kali Anda membuat Microsoft Access 2007, akan dihadapkan pada ekstensi file (.accdb). Sebenarnya Access 2007 memberi kebebasan untuk membuat file bertipe tertentu, tidak hanya file database Access 2007, misalnya membuat file Access Data Base Project (.adp). Caranya adalah :

1) Tutup semua database yang terbuka

2) Klik Tab File

3) Klik New

4) Berikan nama Database pada kotak File Name, Default file Data yang akan disimpan pada C:\Users\DeMaster\Documents\

5)  Rubah default penyimpanan ke folder yang sudah dibuat, sehingga memudahkan pencarian dikemudian hari. Dengan cara klik Icon Open Folder, kemudian carilah tempat file data access yang akan disimpan.

6) Saat ini posisi tempat penyimpanan berada pada folder yang sudah di pilih.

7) Kemudian klik Create

8) Kemudian klik File > Design File

9) Kemudian Access akan meminta memasukkan nama Tabel

10) Kemudian akan masuk kedalam modifikasi tabel dimana kita harus memberikan field-field yang nantinya dijadikan record-record didalam database atau table.

11) Buatlah field-field nama yang sudah disediakan didalam masing-masing kotak

a. Field name : buat field nama yang nantinya akan dijadikan masukan data

b. Data type : tipe-tipe data

c. Descrption : keterangan dari field yang dimasukkan (boleh diisi/tidak)

12) Field-field yang sudah diberikan nama dan data typenya.

13) Setiap field yang dibuat, harus ditentukan batas maksimum karakter (huruf) yang dapat di input. Penentuan batas maksimum dibuat pada field Properties.

7.4  Form Tabel

Setelah Database sudah selesai dibuat dan diberikan nama. Selanjutnya adalah membuat Form atau Tampilan layar. Cara membuatnya adalah sebagai berikut :

Membuat Form
1) Jalankan kembali Ms Access 2007 dan kemudian klik Open, cari di folder tempat dimana file database.accdb tersimpan
2) Klik pada tabel yang sudah disimpan sebelumnya
3) Pilih Tab Create dan klik Form Wizard di grup Form
4) Kemudian setelah memilih dan mengklik Form Wizard akan tampil jendela form wizard dimana didalamnya terdapat daftar field-field yang akan digunakan sebagai masukan kedalam form tersebut.
5) Pilihlah semua field yang akan dijadikan item-item didala mform dengan mengklik tanda ">" untuk memilih satu per satu atau tanda ">>" untuk memilih semua list field tersebut. Kemudian klik Next.
6) Setelah mengklik Next maka akan muncul bentuk-bentuk form. Ada 4 macam bentuk Form : Columnar, Tabular, Datasheet dan justified. Pilih sesuai keinginan.
7) Berilah judul form yang sudah selesai di buat, untuk Form ini kita berikan nama.

Sebelum data-data tersebut diinput kedalam kotak-kotak yang sudah tersedia. Kotak Input "NO" akan tampak kata NEW. Artinya Database yang terhubung dengan Data ini belum diisi.

Jika form tersebut dibuat dengan FORM WIZARD maka semua bentuk field-field didalam forum masih sama seperti nama field-field yang ada didalam databasenya. Untuk itu field-field didalam forum harus dirubah sehingga gampang dibaca oleh orang lain. Cara untuk merubahnya adalah sebagai berikut :
1) Pilih File > Design View
2) Setelah Design View dipilih maka form akan dapat diedit sesuai dengan yang kita kehendaki.
3) Saat merubah bentuk form, maka akan tampil Form Design Tools secara otomatis.
4) Untuk merubah tampilan isi form, cukup dengan menyorot field-field yang diinginkan saja.
5) Setelah disorot atau dipilih satu per satu, klik dua kali pada kotak judulnya dan kemudian rubah tulisan yang ada.
6) Setelah semuanya dirubah jangan lupa menyimpan form tersebut. Dengan menekan tombol CTRL+S.
7) Kemudian jalankan form tersebut dengan menekan/klik View dan pilih Form View.
8) Setelah itu masukkan data-data yang diminta.

Menambahkan Button-button pada Form
Form yang sudah dibuat dapat dimodifikasi dengan menambahkan button-button dibawahnya atau diletakkan sesuai dengan keinginan. Cara untuk menambahkan adalah sebagai berikut :
1) Jika diperhatikan Design Form yang dibuat, terdapat 3 area yaitu :
a. Form Header : tempat judul form
b. Detail : tempat meletakkan isi field-field
c. Form Footer : tempat judul atau button-button
2) Dari Form Design Tool klik icon Button kemudian letakkan di area Form Footer. Dan kemudian muncul jendela Comman Button Wizard.
3) Pilihlah Record Operations, karena kita akan membuat Button : Input, Delete kemudian pilih pada kota Actions : Add new record
4) Kemudian Klik Next dan pilih Text. Pada kotak Text ketik nama sesuai yg ingin dibuat.
5) Kemudian Next dan terdapat Command biarkan saja kemudian klik Finish maka satu button sudah selesai dibuat. Berikutnya buat Buttpn Delete dengan cara yang sama. Tapi pada jendela Acction pilih Delete Record.
6) Setelah dibuat dua buah BUTTON maka form tersebut dijalankan dengan mengklik View > Form View.

7.5  Report

Ms Access dapat membuat suatu report atau laporan berdasarkan data-data yang telah dimasukkan kedalam table atau database. Cara untuk membuat sebuah laporan sederhana adalah sebagai berikut :
1) Buka kembali File Database access yang telah dibuat dan kemudian akan masuk ke sistem MS Access 2007
2) Kemudian pilih Create dan pilih Report Wizard pada Group Reports.
3) Kemudian akan muncul jendela Report Wizard dan masukkan semua field-field yang berada didalam kotak Available Fields ke dalam Kotak Selected Field dengan cara mengklik ">" artinya masukan field satu per satu dan ">>" masukkan semua fields.
4) Setelah itu semua field-field akan pindah masuk kedalam kotak Selected Fields dimana field tersebut akan dijadikan judul dan isi dari laporan yang akan kita buat kecuali NO tidak dimasukkan. Klik NEXT
5) Kemudian akan muncul Report Wizard dimana sudah terdapat layout Report yang akan dibuat. Klik Next
6) MS Access akan meminta field-field mana yang akan ditampilkan berurutan pertama kali berdasarkan abjad (ascending)
7) Klik Next jika field-field sudah kita pilih untuk ditampilkan secara berurutan
8) Berikutnya Access meminta untuk memilih bentuk dari Report tersebut ada 3 pilihan layout :
a. Columnar
b. Tabular
c. Justified
Pilih standard yaitu tabular dengan jenis kertas adalah poetrait. Kemudian klik Next.
9) Masukkan judul report, kemudian klik Finish